برای درک بیشتر این مفهوم ابتدا باید به این سؤال پاسخ دهیم که invoice چیست و چه کاربردی دارد؟ درک اینکه اینویس دقیقاً چیست و یک فاکتور حرفه‌ای چگونه باید باشد، مهم است.
نوشتن سیاهه به صورت صحیح و حرفه‌ای نیز اهمیت زیادی دارد. این امر به ویژه در تجارت بین‌المللی بسیار حائز اهمیت است. در زمان نوشتن یک فاکتور تجاری بین‌المللی باید واحد پول (ارز) در فاکتور (Invoice) تعیین شود. همچنین فاکتور تجاری و لیست بسته‌بندی (پکینگ لیست) نیز باید در سربرگ شرکت فرستنده ثبت و امضا گردد.
فاکتور invoice چیست؟
فاکتور اینویس یکی از مهم‌ترین مدارک در معاملات گمرکی به شمار می رود و در اختیار داشتن آن ضروری است. این فاکتور در دنیای تجارت امروز، جزء اسناد حیاتی معاملات تجاری محسوب می‌شود که افراد باید پیش از معامله آن را تهیه کنند.
در واقع، فاکتور اینویس نمایانگر اعتبار و ارزش کالای فروخته شده و تعداد خریداری شده کالا می باشد. این مدرک حاوی اطلاعات دقیقی از معامله است که به خریدار امکان می‌دهد تا جزئیات معامله را به دقت بررسی کند.
پکینگ لیست، یا همان لیست عدل، نقش بسزایی در انجام تشریفات گمرکی در حوزه صادرات و واردات کالاها دارد. این سند تجاری از طریق نشان دادن جزئیات کاملی از کالاهای معامله شده، مانند تعداد بسته‌ها، اندازه و حجم بسته‌ها، وزن خالص محموله و… به تسهیل فرایند گمرکی کمک می‌کند. همچنین، پکینگ لیست به شرکت‌های حمل و نقل نیز کمک می‌کند تا اطلاعات دقیقی از محموله‌های حمل شده را داشته باشند..
اطلاعات ثبت شده در invoice
پس از اینکه با مفهوم invoice آشنا شدیم در این بخش می خواهیم بدانیم چه مواردی در فاکتور ذکر می شود. به طور کلی هر فاکتور یا سیاهه شامل موارد زیر است:
- تاریخ اینویس تجاری (Invoice Date): شامل تاریخ صدور فاکتور است.
- شماره فاکتور تجاری (Invoice No): فاکتور باید یک شماره یکتا (شماره مسلسل) داشته باشد.
- فرستنده (فروشنده) (Shipper/Seller): در این بخش نام کامل شرکت، آدرس پستی و شماره تلفن شرکت فروشنده باید نوشته شود.
- گیرنده (خریدار) (Consignee/Buyer): در این بخش نام کامل شرکت، آدرس پستی و شماره تلفن شرکت خریدار نوشته می شود.
- قیمت کل کالا (محصول یا خدمات) (Total Price in Currency): مجموع هزینه کل کالا ذکر می گردد.
- قیمت واحد کالا (محصول یا خدمات) (Unit Price in Currency): قیمت یک واحد از کالا ذکر می شود.
- تعداد (Quantity): تعداد کل کالا را نشان می دهد.
- کد تعرفه گمرکی (HS Code): نشان دهنده کد تعرفه گمرکی یا HS Code برای تجارت بین‌المللی است.
- شرح (Description): شامل یک توضیح مختصر در مورد محصول می باشد.
- شماره (No): این بخش از سیاهه شماره‌گذاری کالاها را نشان می دهد.
سیاهه تجاری و اهمیت آن در معاملات (COMMERCIAL INVOICE)
در این بخش می خواهیم با اهمیت اینویس یا سیاهه تجاری آشنا شویم. سیاهه تجاری یک مدرک بسیار حیاتی در دنیای معاملات و تجارت است که برای تکمیل واردات و صادرات کالا استفاده می‌شود. این مدرک حاوی اطلاعات کلی مربوط به فرایند حمل و نقل، گمرک، بانک و کارگزاران مرتبط با معامله است. نداشتن این مدرک می‌تواند منجر به پرداخت جریمه و هزینه‌های سنگین شود.
منظور از پروفرما Invoice چیست؟ پروفرما اینویس یک پیش فاکتور است که قبل از انجام معامله توسط فروشنده به خریدار ارائه می‌شود. این مدرک شامل جزئیات مربوط به کالاها، شرایط فروش، زمان تحویل و سایر اطلاعات مرتبط است.
هدف و اهمیت فاکتور تجاری (Invoice) در معاملات گمرکی
فاکتور تجاری، یا همان اینویس، یک مدرک بسیار حیاتی در معاملات گمرکی است. فاکتور اینویس اطلاعات دقیق و کامل درباره محصولات و کالاها را ارائه می دهد. این اطلاعات شامل جزئیات محصولات، قیمت‌ها، تعداد و ویژگی‌های دیگر آن است. این اطلاعات برای بررسی صحت معامله توسط خریدار و فروشنده مهم است. همچنین در صورتی که کالاها بیمه باربری باشند و خریدار نیاز به ادعای بیمه داشته باشد، فاکتور اینویس به عنوان دلیل این ادعا عمل می‌کند.
به طور کلی فاکتور اینویس به خریدار امکان می‌دهد تا کالاها را به سرعت و با دقت از گمرک کشور خریدار ترخیص کند. خریدار با استفاده از فاکتور اینویس، وجه خود را به فروشنده پرداخت می‌کند. این مبادله وجه با توجه به اطلاعات دقیق در فاکتور انجام می‌شود. دولت نیز از فاکتور اینویس برای ارزیابی کالاها در گمرک و تعیین مبلغ عوارض گمرکی و مالیات استفاده می‌کند.
انواع رایج invoice
انواع اینویس در معاملات تجاری و حمل و نقل متناسب با نیازها و محدودیت‌های مختلف، مورد استفاده قرار می‌گیرند. در ادامه، 3 نوع اصلی اینویس را معرفی می کنیم:
- سیاهه گواهی شده (Certified Invoice): سیاهه گواهی شده یا Certified Invoice، نوعی از فاکتور تجاری است که توسط یک مرجع یا اتاق بازرگانی تأیید شده است. این اینویس دارای اطلاعات دقیق و معتبر در مورد معامله، قیمت‌ها، کالاها و شرایط معامله است. این سیاهه معمولاً در معاملات بین‌المللی استفاده می‌شود.
- سیاهه تأیید شده (Legalized Invoice): سیاهه تأیید شده یا Legalized Invoice، اینویسی است که توسط مقامات دولتی یا مراجع مختص تأیید می‌شود. این تأییدات برای اطمینان از صحت و قانونی بودن معامله و اطلاعات آن به کار می رود. این نوع اینویس برای معاملاتی که نیاز به تأییدات قانونی دارند، ضروری است.
- سیاهه کنسولی (Consular Invoice): سیاهه کنسولی یا Consular Invoice، یک نوع از فاکتور تجاری است که توسط مقامات کنسولی کشور مبدأ یا مقصد صادر می‌شود. این نوع اینویس معمولاً برای کالاهایی استفاده می‌شود به یک کشور خاص ارسال می شوند و نیاز به تأیید مقامات آن کشور دارند.
انتخاب نوع مناسب از این اینویس‌ها وابسته به نوع معامله، مقصد یا مبدأ کالا، و مقررات مربوط به آن است. هرکدام از این اینویس‌ها برای معاملات و حمل و نقل با ویژگی‌ها و اهداف خاص خود مورد استفاده قرار می گیرند.
کلام آخر
در این مطلب از تجارت جویان به این سؤال پاسخ دادیم که invoice چیست و چه کاربردهایی دارد. انواع مختلف فاکتورها را نیز معرفی کردیم. حال اگر می خواهید اطلاعات بیشتری در مورد نگارش سیاهه‌های تجاری و بین‌المللی به دست آورید، از مشاوران ما در بازرگانی تجارت جویان کمک بگیرید. لازم به ذکر است که در شرکت بازرگانی تجارت جویان خدمات ثبت سفارش کالا، خرید کالا، تنظیم بارنامه و حمل بار، ترخیص کالا از گمرک، دریافت مجوزهای ضروری و… ارائه می گردد.